DANFe online: recebi uma Nota Fiscal em PDF, devo arquivar?

DANFe online (Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica) é disponibilizado através da internet, geralmente através do serviço WebDANFe.

Este documento é um resumo da NFe e deve ser impresso para acompanhar a circulação de uma mercadoria, pois o DANFe traz informações sobre o emitente, destinatário, valores, entre outras.

Mas, o DANFe precisa ser armazenado/arquivado?

Veja abaixo mais informações sobre este documento e como encontrá-lo de uma maneira fácil.

DANFe online e WebDANFe?

DANFe é apenas a representação gráfica da NFe, ele não é a Nota Fiscal e ele não tem validade jurídica.

Desta forma, o DANFe online serve para uma consulta rápida nas informações mais superficiais da Nota Fiscal e para impressão, pois imprimir o DANFe é necessário para acompanhar o frete de mercadorias.

Para encontrar este documento, contadores e empreendedores encontram o site WebDANFe, que promete imprimir o DANFe gratuitamente, sem burocracia, através de XMLs ou da chave de acesso.

Ou seja, o WebDANFe exige que o contribuinte envie o arquivo XML da NFe ou insira a chave de acesso (44 dígitos). Após essas informações serem enviadas para o site, o contribuinte recebe o DANFe em formato PDF.

Mas é necessário guardar este DANFe? Como fazer isto? Veja abaixo.

 

Armazenar DANFe online

Não armazenar Notas Fiscais pode acarretar em multas pesadas que podem passar de R$1.000,00 por XML de Nota Fiscal não apresentado numa fiscalização.

Então, não é obrigatório armazenar o DANFe, mas como o DANFe é obrigatório no caso do envio de mercadorias, é importante tê-lo à disposição para imprimir a qualquer momento.

Há uma forma de manter todos os XMLs da NFes disponíveis junto aos seus respectivos DANFes, de forma fácil e segura. Isto é feito através do nosso Organizei.

Apesar do WebDANFe disponibilizar o DANFe online, o que realmente importa, que é o XML da NFe armazenado e o DANFe de várias Notas Fiscais, de maneira fácil e rápida, você não encontra no site.

Com o Organizei, o contribuinte tem acesso à todas as suas Notas Fiscais direto da Secretaria da Fazenda, sem a necessidade de digitar a chave de acesso, apenas com a presença do certificado digital.

Além disso, considerando que o armazenamento em mídias físicas como HDs, pendrives, CDs ou outros dispositivos não é totalmente seguro, o Organizei cuida do armazenamento e disponibiliza os DANFes para impressão. Basta clicar em imprimir.

Solução para DANFe online, rápida e segura

Como sua empresa recebe o XML da NFe? Através do fornecedor? Se sim, é preciso rever este processo, pois e-mails e ligações ocupam muito tempo e não são nada seguras.

Caso sua empresa utilize apenas o WebDANFe para receber o DANFe online, é necessário utilizar a chave de acesso da NFe ou o XML. Ou seja, se você não tiver acesso à estas informações fiscais, não é possível imprimir este DANFe.

Já pensou que podem existir Notas Fiscais emitidas contra o seu CNPJ que sua empresa desconhece? Isso acontece com mais frequência do que o imaginado… Trata-se de fraude!

O fraudador (emissor das Notas Frias) não irá te enviar o arquivo XML ou a chave de acesso da NFe, então provavelmente sua empresa nunca irá desconfiar.

Geralmente, quando a empresa é vítima desse tipo de golpe, só fica sabendo no momento da fiscalização e aí já é tarde demais… Por esse motivo, é importante ter cuidado constante com seus documentos fiscais.

Fonte: Escritorio Inteligente

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