O espaço de arquivo, mesmo em tempos de era virtual, é algo essencial para alguns documentos. Seja no ambiente de casa ou na sua empresa, ter guardados alguns papéis garante mais confiança e segurança, permitindo que você esteja protegido e tenha em mãos alguns elementos que podem solucionar diversos problemas.
Isso porque, mesmo depois de pagos ou recebidos, esses documentos têm uma data prevista para expirarem ou serem usados futuramente. Dentro desse tempo, eles podem também ser cobrados pela justiça, o que faz com que muita gente que descartou tudo encontre problemas.
Para estar sempre prevenido, confira aqui as datas de alguns deles e soluções práticas.
Arquivo morto
A necessidade de se ter um chamado arquivo morto é estabelecida por lei. Há diferentes datas para documentos de várias naturezas. Os registros gerados pelo governo possuem leis próprias que obrigam que sejam guardados pelos responsáveis legais, chegando a prazos de até mesmo algumas décadas.
Os arquivos mortos consistem basicamente em documentos já recebidos ou enviados, comprovantes antigos e que não são mais úteis na rotina de uma empresa ou família. Eles precisam, entretanto, estar presentes seguindo a Tabela de Temporalidade Documental (TTD). Ela define o tempo de arquivamento e cada papel técnico, administrativo, legal e até mesmo histórico de diferentes documentos.
Como arquivar?
O arquivamento precisa ser garantido em um lugar seguro e de fácil acesso. Pela falta de espaço, muitas empresas acabam optando por um serviço terceirizado. O valor hoje torna-se ainda menor e mais atrativo com os chamados serviços de self storage.
Comuns nos Estados Unidos e Europa, eles já chegam ao Brasil em sites como este. É possível definir o espaço desejado e usar pelo tempo que for preciso. Contando sempre com uma estrutura que assegura o acesso somente ao proprietário, com uma chave própria.
Além disso, a vigilância é constante e os espaços são monitorados por câmeras, promovendo a confidencialidade de todos os documentos. Vale a pena pensar na digitalização para facilitar a consulta, mas sempre tendo as originais físicas guardadas.
O que guardar?
Em geral, recomenda-se que sejam guardados documentos de garantia de produtos e serviços enquanto estão válidas. Recibos e declarações de Imposto de Renda e comprovantes de contas pagas até 5 anos, para a necessidade de comprovação.
Algumas empresas inclusive emitem um certificado anual de quitação, que diminui ainda mais o espaço ocupado. Além disso, vale sempre a pena guardar todos os documentos e contratos assinados, além de certidões.
3 anos
Recibos de pagamentos de aluguel
Recibos de diárias de hotéis
Recibos de pagamento de restaurantes e outras lojas
5 anos
Aviso Prévio
Pedido de demissão
Termo de rescisão de contrato de trabalho
Recibo de entrega de vale transporte
Comunicação de dispensa
Cartão de ponto
Recibo de pagamento e adiantamento do salário
Recibo de férias
Recibo de 13º salário
Tributos como IPTU, IPVA, Imposto de Renda
Contas de água, luz, telefone e gás
Recibos de assistência médica
Recibos escolares
Faturas e pagamentos de cartões de crédito
Recibos de pagamentos de profissionais liberais
Recibo de pagamento de condomínio
Plano de saúde
20 anos
Atestado de saúde ocupacional
FGTS ou Guia de Recolhimento (precisa ser guardado até 30 anos)
Para sempre
Livro de inspeção de trabalho
Contrato de trabalho
Livros e fichas de registros de empregados
Fonte: Rede Jornal Contábil