Com dificuldades em organizar os documentos da empresa? Trouxemos nesta matéria ótimas dicas para você manter tudo organizado, sem mistérios!
É importante, antes de tudo, definir o espaço e como serão armazenados estes documentos. É de suma importância guardá-los em um local de difícil acessibilidade a pessoas de fora. E ainda mais agora na era digital!
Armazenamento
Outra coisa bastante importante é a forma de armazenamento, e a limpeza em si. Cuidado com a umidade, que provoca o mofo, e também a poeira. Não deixe papéis expostos e não os dobre, pois podem rasgar ou ficarem marcados. Prefira utilizar pastas, envelopes e sacos plásticos próprios para arquivos. Assim eles vão durar por mais tempo.
Por mais que seja necessário arquivar alguns documentos físicos originais, é sempre bom ter cópias digitais. Elas são mais fáceis de serem enviadas e também oferecem uma segurança a mais quando o assunto é o backup (cópia de segurança).
Salve na Nuvem
Caso queira, ainda pode fazer o armazenamento dos documentos digitalizados em nuvem. Isso significa manter estes arquivos disponíveis em um drive virtual que pode ser pago ou não. A grande vantagem de deixar os arquivos na nuvem é a possibilidade de acessar o que for necessário de várias formas e lugares ao mesmo tempo: tanto do seu computador no escritório, como até mesmo pelo celular, além de estarem mais seguros acaso o computador quebre, ou até mesmo invasões hacker, bastante comuns nos dias de hoje. Também a procura desses documentos fica mais fácil quando salvos na Nuvem, pois geralmente estes softwares possuem um sistema de pesquisa mais completo para a busca do documento.
Crie Códigos para categorias
Ao salvar seus documentos, uma boa forma de encontrá-los com mais facilidade que precisa é utilizar um índice ou criar códigos abreviados para cada categoria ou assunto. Pode ser algo simples, para você ou seu pessoal não ficarem perdidos no processo. Avalie qual a maneira mais fácil de entendimento, crie o código para armazenar os documentos e compartilhe com quem for necessário fazê-lo.
Fonte: Escritorio Inteligente